Dementsprechend hat unser Vorstand, dessen Mitglieder mehrheitlich unabhängig sind (im Sinne der Unabhängigkeit, wie sie die National Association of Securities Dealers definiert), eine Reihe von Corporate Governance Maßnahmen eingeleitet, die Sapient dabei unterstützen sollen. Zu diesen Maßnahmen gehören:
Unser Vorstand: Zusammensetzung
Sapient hat die Positionen des CEO und des Vorstandsvorsitzenden voneinander getrennt und verlangt, dass der Vorsitz von einem unabhängigen Direktor eingenommen wird. Der Vorsitzende ist verantwortlich für: - Sicherstellung, dass die Standpunkte des unabhängigen Direktors in Agenda-Sitzungen und Vorstandsdiskussionen erwogen werden
- Überblick über Maßnahmen und Fortschritte des Ausschusses
- Einberufung der Vorstandssitzungen und Festlegung der Tagesordnungen
Ausschüsse des Vorstands: Zusammensetzung Der Vorstand hat vier Ausschüsse gebildet, um sicherzustellen, dass für das Unternehmen wichtige Angelegenheiten gebührende Aufmerksamkeit erhalten und dass in diesen Fragen ein unabhängiger, nicht Management-zentrierter Standpunkt vertreten wird. Die vier Vorstandsausschüsse sind: Audit, Vergütung, Governance und Nominierungen, Risikobewertung. Die drei erstgenannten Ausschüsse setzen sich ausschließlich aus unabhängigen Direktoren zusammen. Die Satzungen der Ausschüsse können hier eingesehen werden: Satzung des Auditausschusses, Satzung des Vergütungsausschusses, Satzung des Ausschusses für Governance and Nominierungen, Satzung des Risikobewertungsausschusses.
Vorstand und Vorstandsausschüsse: Befugnisse und Verfahren
- Jedem unserer Direktoren und jedemVorstandsausschuss steht es frei die Meinung unabhängiger Ratgeber in rechtlichen, finanziellen und buchhalterischen Fragen zur Erfüllung ihrer Pflichten einzuholen. Das Unternehmen bestimmt nicht darüber, welche Ratgeber ausgewählt werden, sondern ist verpflichtet, für deren Honorare und Ausgaben ausreichende finanzielle Mittel zur Verfügung zu stellen.
- Unsere unabhängigen Direktoren halten bei jeder Vorstandssitzung eine geschlossene Sitzung in Abwesenheit des Managements ab. Unser Auditausschuss (der sich ausschließlich aus unabhängigen Direktoren zusammensetzt), hält bei jedem Zusammentreffen ebenfalls eine geschlossene Sitzung mit den unabhängigen öffentlichen Auditoren und eine weitere geschlossene Sitzung mit dem internen Auditor des Unternehmens.
- Unser interner Auditor ist dem Vorsitzenden des Auditausschusses unterstellt und u. a. für Überwachung und Berichterstattung der rechtlichen und finanziellen Compliance-Initiativen des Unternehmens verantwortlich.
- Um sicherzustellen, dass unser Vorstand und unsere Ausschüsse gut informiert sind und effektiv arbeiten, haben wir folgende Maßnahmen getroffen:
- Wir begrenzen die Anzahl der Direktoren in unserem Vorstand auf eine Anzahl, die ein effizientes Arbeiten ermöglicht. (Aktuell setzt sich der Vorstand aus 8 Direktoren zusammen, von denen sechs unabhängig sind.)
- Wir raten unseren Direktoren davon ab, in zu vielen öffentlichen Vorständen mitzuarbeiten.
- Unser Vorstand hält jährlich mindestens vier regelmäßige Sitzungen ab, sowie zusätzliche Treffen, wenn wichtige Entscheidungen anstehen. Auch die Ausschüsse treffen sich regelmäßig zu Sitzungen. Pro Jahr finden mindestens statt: vier Treffen des Auditausschusses, drei Treffen des Vergütungsausschusses, ein Treffen des Nominierungsausschusses und zwei Treffen des Risikobewertungsausschusses. In der Praxis treten jedoch sowohl der Vorstand als auch die Ausschüsse wesentlich öfter zusammen.
- Wir stellen den Mitgliedern des Vorstandes und der Ausschüsse ausführliche Hintergrundinformationen zu den jeweiligen Tagesordnungen bereit. Diese Informationen werden mit ausreichend Vorlauf vor den Sitzungen verteilt, damit die Direktoren sich gründlich vorbereiten können.
- Wir verbieten unseren Direktoren, sich nach Erreichen des 70. Lebensjahres bei der Aktionärsversammlung zur Wahl oder Wiederwahl zu stellen, wenngleich der Vorstand dieses Verbot in besonderen Situationen aufheben kann. Unser Ethikrichtlinien und Code of Conduct Der Auditausschuss hat Ethikrichtlinien und einen Code of Ethics and Conduct (die "Ethikrichtlinien") eingeführt, der alle bei Sapient Beschäftigten (einschließlich unseres CEO und CFO) sowie die Direktoren und unabhängigen Vertragspartner betrifft. Außerdem hat der Auditausschuss Verfahren eingeführt, um Mitarbeiter des Unternehmens zu ermutigen, mögliche Verstöße gegen die Ethikrichtlinien und mögliche Fälle unangemessener finanzieller Berichterstattung an den Auditausschuss zu melden. Anhand dieser Verfahren können Berichte auf Wunsch anonym abgegeben und vertraulich behandelt werden. Direktoren Nominierungen und Kommunikation Der Vorstand hat Richtlinien eingeführt, die es bestimmten Aktionären ermöglichen, Nominierungen zur Wahl eines Direktors einzureichen und die es allen Aktionären des Unternehmens ermöglichen, Mitteilungen an den Vorstand zu richten. Zugriffsrichtlinien: Nominierungen and Meldungen an unseren Vorstand durch Aktionäre.